La importancia de la conciliación bancaria en las finanzas de tu empresa

En primer lugar, las finanzas de cualquier empresa tienen un papel relevante, porque tiene como objetivo optimizar y conseguir la multiplicación del dinero. Por eso, es clave que toda organización, ya sea grande o pequeña, cuente con información oportuna, útil, clara, relevante y concisa para tomar las mejores decisiones.

En base a la información que disponga, se podrá pronosticar el futuro y se podrá visionar hacia donde se llevara la empresa. Por lo que se requiere de mucha atención y capacidad para poder hacerlo.

Es por ello que el análisis financiero es parte fundamental del proceso de planeación estratégica de una organización, el cual es un proceso continuo para la asignación eficiente de recursos tanto materiales, humanos y sobre todo financieros, que permitan el logro de objetivos y metas estratégicas.

Por consiguiente, toda información y datos que conciernen a la organización proviene de todas sus operaciones diarias, ya sea ventas, compras, servicios, pero todas estas operaciones implican una serie de transacciones en las cuales se ve involucrado el dinero.

Transacciones Financieras

Primeramente, en el ciclo normal de operaciones en una empresa, constantemente se realizan transacciones financieras en su día a día, para ello ésta utiliza como aliado financiero al banco. El cual es una entidad financiera de ahorro y préstamo, donde la empresa tiene la plena confianza de depositar y manejar sus arcas de dinero.

Todas las organizaciones requieren de manejo de cuentas bancarias para facilitar sus operaciones mercantiles, por lo cual realizan contratos con instituciones bancarias que permiten administrar sus recursos financieros.

Abrir una cuenta bancaria permite a la empresa, además de manejar sus finanzas, contar con documentos fuente para realizar sus registros contables y así facilitar el control de las operaciones.

Sin embargo, estas transacciones financieras que conllevan las operaciones de la empresa, se reflejan en informes denominados estados de cuenta bancarios, ya sea impresos por el banco o extraídos de la página web bancaria en cualquier día del mes.

En estos estados de cuenta se puede visualizar tanto los saldos en las cuentas bancarias como las transacciones bancarias, que nombramos a continuación:

  • Depósitos ya sea en efectivo o de cheques, mayormente indica el número de cheque, banco de donde se emite el cheque, monto y fecha de depósito.
  • Cheques emitidos por la empresa cobrados al portador o depositados en la cuenta bancaria del portador.
  • Transferencias bancarias emitidas a proveedores y empleados.
  • Transferencias bancarias recibidas en la cuenta bancaria de la empresa ya sea de clientes o proveedores.
  • Reverso de transacciones, en caso de que revirtamos una transferencia o que un cheque haya salido devuelto por múltiples causas como: falta de fondos, caducidad, errores en los datos, entre otros.
  • Comisiones bancarias: son cantidades de dinero que cobra el banco, la tasa depende de la entidad bancaria donde la empresa tenga la cuenta bancaria, por cada transacción que realiza la empresa, desde que inicia el mes hasta que finaliza.
  • Ingresos financieros: son cantidades de dinero que el banco deposita en la cuenta bancaria de la empresa, el porcentaje depende de la entidad bancaria donde la empresa tenga la cuenta bancaria. Este escenario se da cuando el tipo de cuenta bancaria es de ahorro, que el banco liquida ese dinero a favor de la empresa en base al régimen de movilización de la cuenta o de la cantidad de dinero que haya guardado allí hasta el fin del mes.
  • Pagares o préstamos bancarios recibidos por la empresa, se catalogan en la conciliación como un abono a la cuenta bancaria.
  • Intereses sobre préstamos bancarios, son cantidades de dinero que cobra el banco a la empresa en base a la tasa de interés sobre el préstamo que adquirió. La tasa de interés depende de la entidad bancaria donde la empresa tenga la cuenta bancaria, el monto y de las condiciones del préstamo bancario.

Todas las transacciones bancarias nombradas anteriormente, deben ser registradas en orden cronológico y con sus respectivos soportes impresos, tanto en los registros financieros de la empresa como en su contabilidad tanto mensual como anual.

Las transacciones bancarias, la empresa o mejor dicho el analista financiero debe registrarlas como:

  • Las notas de débito: son todas aquellas transacciones que implican un débito o egreso de dinero en la cuenta bancaria y debe estar debidamente soportado. Estas transacciones pueden ser: cheques emitidos, transferencias emitidas por la empresa, comisiones bancarias, entre otras.
  • Las notas de crédito: son todas las transacciones que registran un crédito o ingreso de dinero en la cuenta bancaria y que igualmente debe estar bien soportado. Estas transacciones pueden ser: depósitos recibidos en efectivo o en cheque, transferencias recibidas, entre otras transacciones.

Cabe destacar que en contabilidad los saldos bancarios tanto en el inicio como al final del periodo mensual reflejados en los estados de cuentas bancarios y que obviamente deben coincidir con el libro de banco de la empresa. La cual es la cantidad del importe reflejado en la cuenta contable de tipo nominal denominada Banco.

Sus movimientos deben ser registrados tanto en el libro diario como en el libro mayor de la empresa. Que, a su vez al finalizar el ciclo contable en la elaboración de los estados financieros, va como activo corriente reflejado en el estado de situación financiera, según las normas internacionales de información financiera.

Pero, a veces los saldos y transacciones reflejados en los estados de cuenta bancario no coinciden con el reporte financiero que realiza el analista financiero en la empresa.

Esto se debe a razones como:

  • Depósitos en tránsito.
  • Cheques en tránsito.
  • Las notas de débito y de crédito realizadas por el banco pero que la empresa no haya realizado.
  • Errores en el libro de banco de la empresa.
  • Errores en los estados de cuenta bancarios.

Todos estos aspectos anteriormente mencionados deben ser tomados en cuenta antes de realizar el proceso de cierre administrativo y contable de la empresa, porque en si deben coincidir.

Como toda esta información financiera tiene que coincidir tanto en reportes administrativos como contables. Existe un procedimiento financiero con el cual podemos igualar los saldos y transacciones bancarias a los reportes financieros de la empresa, ese procedimiento se denomina conciliación bancaria.

Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria se considera como un proceso de verificación, comprobación y control entre los registros administrativos y contables de la empresa con los movimientos de la cuenta bancaria pertenecientes a la organización.

Es una forma sencilla y simple de verificar si está bien o mal elaborados los registros bancarios tanto de la empresa como del banco.

Porque se debe comparar y analizar el saldo al final de un día cualquiera, es decir el saldo del estado de cuenta bancario y compararlo con el saldo de la cuenta mayor del banco en cuestión. Si ambos saldos son iguales, se puede determinar y comprobar que el banco está debidamente conciliado.

Sin embargo, cabe destacar que la conciliación bancaria no es considerada como un registro contable obligatorio. Sino un instrumento de control interno que puede ser usado tanto por el departamento administrativo como contable de los movimientos y transacciones que involucren dinero de la empresa, depositado en el banco.

¿Qué hacer antes de realizar una conciliación bancaria?

  • Verificar el registro de los depósitos de la empresa en el estado de cuenta.
  • Comprobar que los cheques emitidos hayan sido presentados para su cobro.
  • Verificar los cheques que quedaron en tránsito en la conciliación anterior.
  • Determinar el origen de las notas de crédito y de débito procesadas por el banco.
  • Detectar cualquier error u omisión cometido tanto por la empresa como por el banco.

¿Cómo se hace una conciliación bancaria?

Primeramente, se debe sumar todos los depósitos y transferencias tanto emitidos como recibidos por la organización, confrontarlos con los depósitos y transferencias que se muestran en el estado de cuenta bancario e identificar y marcar los que coinciden (☑) para comprobar aquellos que permanecieron en tránsito y verificar si se cometió algún error ya sea en cantidad o en ubicación al registrar uno de ellos.

Luego sumar todos aquellos cheques emitidos o recibidos por la empresa, cotejarlos con los que aparecen en el extracto bancario y validar los que concuerdan (☑). Para esto te puedes apoyar con Excel.

Para poder identificar los cheques en tránsito y además saber si se cometió alguna equivocación al registrar cualquiera de ellos.

Después se tiene que determinar el origen de las notas tanto de créditos como de débitos, así como de los errores que cometen el banco o la empresa al registrar transferencias, depósitos o cheques.

Luego adicionar al balance según banco al cierre del mes, los depósitos o transferencias que permanecieron en tránsito y alguna equivocación que se haya realizado.

A este resultado denominado subtotal se le restan los cheques que quedaron en tránsito y cualquier error que se haya cometido, esta operación proporcionará como resultado el balance conciliado según el banco.

Finalmente incorporar al balance según el libro ya sea administrativo o contable al inicio del mes es decir el balance conciliado del mes anterior. Los depósitos y transferencias realizadas por la organización, las notas de créditos y alguna equivocación que haya tenido lugar en los registros.

Al resultado llamado Subtotal se le deducen los cheques emitidos por la empresa, las notas de débitos y cualquier error que se haya suscitado. Lo que se obtiene como resultado el balance conciliado según libro contable o administrativo de la organización.

Recomendaciones para elaborar una buena conciliación bancaria

  • Se debe tener toda la información y documentación necesaria a la mano como: facturas, pagos realizados, fraccionados, absolutamente todo.
  • Es aconsejable conciliar por tramos. Ya sea al mes, a los quince días o cada semana que es lo ideal para que no se acumule tanto trabajo.
  • Razonar el porqué de los descuadres y diferencias. Puede que el error se produzca porque se ha olvidado contabilizar algo o se ha contabilizado, pero con un importe mayor/menor. La revisión es sumamente importante
  • No olvidar tener en cuenta los datos de la caja: por caja se han podido pagar y cobrar facturas que se deben anotar.

Es importante destacar que no existe una norma de cuándo hacer la conciliación bancaria. La conciliación bancaria suele hacerse de forma mensual en la mayoría de las empresas.

No obstante, hay quién las hace quincenalmente o incluso semanalmente. Todo depende del tiempo que dispongas, la cantidad de cuentas a conciliar y tu planificación contable.

La importancia de la conciliación bancaria en las finanzas de tu empresa

Para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa, es necesario conocer los recursos con los que cuenta en un tiempo determinado.

A su vez de identificar cuáles serán las necesidades financieras, qué factores económicos influyen en las finanzas de la empresa, determinar cómo y cuándo se invertirá el capital y qué instrumentos financieros se deben tener en consideración para lograr y mantener el flujo de efectivo necesario que permita y desarrolle la actividad productiva.

Para esto necesitamos realizar la planificación financiera.

Las referencias para llevar a cabo la planificación financiera están contenidas en el estado financiero más reciente. Estas ayudan a establecer las estrategias, objetivos e indicadores de desempeño que guiarán la toma de decisiones sobre inversiones financieras y de capital de trabajo.

La óptima gestión de los recursos no solo tiene que ver con la manera en que se aplican sino también con la forma de maximizarlos.

Con esos fines, la planificación financiera se enfoca en:
  • Minimizar riesgos
  • Aprovechar oportunidades
  • Anticipar necesidades
  • Buscar el mayor rendimiento
  • Garantizar la seguridad

Todos los aspectos mencionados confluyen en la importancia de la planificación financiera como base de la inversión. Pues cuando se conocen los resultados pasados, la situación presente y las proyecciones a futuro de la empresa se pueden tomar mejores decisiones sobre el manejo del capital.

En este sentido, el diseño de distintos escenarios permite evaluar los aspectos técnicos, operacionales y financieros de las posibles inversiones para decidir si son factibles y convenientes para la empresa.

Es por ello que para la buena marcha en la organización es fundamental establecer una buena base financiera. Eso conlleva a la selección de un banco, lo cual juega un papel muy importante para conseguirlo, ya que nos permitirá controlar de manera eficaz la tesorería de nuestra empresa.

Por eso, es importante valorar las necesidades de cada empresa versus la oferta de los diferentes bancos y no olvidarnos de analizar algunos asuntos de consideración general.

Y una vez realizado este profundo análisis, tendremos la capacidad de realizar la selección correcta del banco con el que queremos trabajar.

Aspectos a tener en cuenta para elegir el mejor banco para tu empresa:

  • Cash Management: Hay una gran diferencia entre pagar, cobrar y gestionar con éxito los pagos y asegurar los cobros. En este proceso la empresa puede implementar productos financieros como TPV’S (Terminal de Punto de Venta), tarjetas de crédito, tokens de seguridad y chequeras. Los cuales contribuirán a realizar una planificación correcta de los flujos de su tesorería a mediano y largo plazo.
  • Comisiones: Las relaciones comerciales que tenga la empresa tanto a nivel nacional como internacional. Así como el flujo de transacciones que se prevé realizar en el ejercicio, inciden directamente en el coste o gasto de mantenimiento de una cuenta bancaria.
  • Financiación: Una de las cuestiones más importantes para muchos emprendedores y empresarios es tener un programa de financiación que les permita cumplir con los objetivos de venta a la vez que desarrollan su actividad empresarial concreta.

Una vez escogida la entidad bancaria ideal para el correcto y eficiente manejo del dinero de la empresa, se procede con todos los procedimientos administrativos y legales necesarios para la apertura de la cuenta bancaria empresarial. Ya aperturada se comienza a transar.

Pero estas transacciones deben tener un registro aparte de el del banco. Para eso usamos la conciliación bancaria que, desde el punto de vista financiero, se considera como la única forma de conseguir una contabilidad fiable y transparente.

Realizar este ejercicio de control interno nos permite tener una mejor visión del estado financiero actual de la empresa. Cabe destacar que no importa el tamaño del negocio, la conciliación bancaria es un proceso que se debe realizar con la mayor frecuencia posible dentro de la misma.

Con el proceso de conciliación bancaria identificaremos una serie de partidas llamadas “partidas pendientes de conciliar” que quedarán recogidas en un documento de conciliación bancaria. Estas partidas se componen de apuntes que han sido contabilizados por la empresa y de los cuales el banco no tiene conocimiento, y viceversa, partidas reflejadas en nuestro extracto bancario y no contabilizadas.

Este proceso, que podría ser muy complicado si se realiza de manera manual, se simplifica mucho gracias al uso de un software para la gestión de la tesorería. El cual se utiliza en muchas empresas y que, de manera automática y bajo una serie de parámetros previamente especificados.

Este software cruza los datos que provienen de la contabilidad con aquellos que provienen de la tesorería anulando aquellos que coincidan con los parámetros definidos anteriormente y que suelen ser, entre otros, el importe y la fecha de operación.

Esto te facilitara enormemente el control y registro de tus finanzas, con las cuales podrás tomar mejores decisiones empresariales.

Ventajas de la conciliación bancaria en tu empresa

  • Evita errores y complicaciones, ya que a veces aparecen cargos en los estados de cuenta que desconocemos, pero la conciliación bancaria detecta estas transacciones a tiempo a fin de corregirlas.
  • Comprueba transacciones desde el punto de vista del importe o ubicación. Es muy común observar en las empresas que, en administración, exista un recibo o factura que se ha extraviado y por lo cual no se ha contabilizado, y el estado de cuenta bancario manifiesta que tal transacción sí existió y que requiere su pronta contabilización.
  • Controla más eficientemente el rendimiento financiero de la organización. La conciliación bancaria permite una mejor visualización para comprender en mayor detalle el avance y estado de los ingresos y gastos. Esto orientará mejor en la acción empresarial y la toma de decisiones de forma oportuna.
  • Para prevenir pérdidas. Es una extensión del punto anterior. Consiste en detectar un posible mal rumbo de la empresa y actuar a tiempo.

En conclusión, se puede decir que una buena conciliación bancaria adicionada a una correcta conciliación de los libros de banco de la empresa, es imprescindible a la hora de querer tener una buena gestión tanto administrativa y contable y así manejar más eficientemente las finanzas de la empresa.

Espero que les haya servido de gran utilidad.

Atte.: Mariajosé.

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Mariajosé Bravo